Otevřít druhou pobočku vypadá jako přirozený krok, když první funguje a kapacita nestačí. Jenže další provozovna nepřináší jen nové zákazníky. Přidává lidi, náklady, rozhodování a zvyšuje počet míst, kde nemůžete být osobně.
Nejdřív zjistěte, co vlastně chcete kopírovat
Než začnete hledat nové prostory, zkuste si rozebrat současnou provozovnu téměř na součástky. Co přesně na ní funguje? Je úspěšná díky dobré lokalitě, konkrétním zaměstnancům, vašemu osobnímu nasazení, zavedenému jménu v okolí, nebo procesu, který dokážete zopakovat i jinde?
Tohle rozlišení bývá důležitější než propočet nájmu. Pokud například polovinu problémů na současné pobočce řešíte osobně a zákazníci vás znají jménem, druhá provozovna nebude automaticky fungovat stejně. Spíš vám přidá další místo, kde budete chybět.
Před expanzí si proto sepište například:
- které činnosti dnes závisejí přímo na vás,
- jak dlouho a jak dobře by provozovna fungovala bez vaší přítomnosti,
- kdo umí samostatně rozhodovat při problému,
- které postupy máte popsané a které existují jen „v hlavě“.
Druhá pobočka potřebuje vlastního člověka, ne jen další směnu
Novou provozovnu často nezkomplikuje nedostatek zákazníků, ale nedostatek odpovědnosti. Zaměstnanci vědí, co mají dělat během běžného dne. Pak ale onemocní kolega, nepřijde dodávka, zákazník požaduje nestandardní řešení nebo se porouchá vybavení. A telefon zvoní majiteli.
Proto má smysl ještě před otevřením určit člověka, který nebude pouze zkušeným zaměstnancem, ale skutečným provozním bodem nové pobočky. Musí vědět, kde končí jeho pravomoci, kolik může samostatně utratit, jak řešit reklamace nebo výpadky a kdy už potřebuje vaše rozhodnutí.
Zkuste si ještě před spuštěním nové pobočky nasimulovat několik nepříjemných situací.
- Co se stane, když dva lidé ráno nepřijdou do práce?
- Kdo objedná náhradní zboží?
- Kdo může zákazníkovi nabídnout kompenzaci?
Pokud na každou otázku odpovídáte „zavolají mi“, struktura firmy zatím na další provozovnu úplně připravená není.
Počítejte i s obdobím, kdy nová pobočka peníze spíš spotřebovává
Rozpočet na otevření bývá poměrně snadné sestavit. Nájemní kauce, úprava prostor, vybavení, zásoby, marketing, technologie. Horší je období potom. Nová pobočka už platí nájmy, mzdy a provoz, ale tržby ještě nemusí odpovídat očekávání.
Tady se vyplatí pracovat s více scénáři, ne jen s jedním plánem. Co se stane, když první tři měsíce dosáhnete pouze na 60 % očekávaných tržeb? A co když nábor potrvá o měsíc déle nebo budete muset část vybavení nečekaně vyměnit?
Financování proto neposuzujte jen podle částky potřebné k otevření. Pokud zvažujete například úvěr pro podnikatele, měli byste si současně spočítat, zda po jeho čerpání zůstane dost prostoru na běžný provoz i případný pomalejší rozjezd. Největším problémem totiž nebývá samotná investice, ale okamžik, kdy se k novým nákladům přidají staré závazky a očekávané tržby ještě nepřicházejí.
Nepředpokládejte, že zákazníci přijdou stejným způsobem
První provozovna mohla růst několik let. Lidé si ji doporučovali, firma získávala recenze, sousedství si na ni zvyklo. U druhé pobočky pak majitelé někdy očekávají, že známé logo automaticky přenese stejný zájem i o několik kilometrů dál. Nemusí.
Každá lokalita má vlastní rytmus. Jinak funguje centrum města, jinak sídliště, retail park nebo menší okresní město. Nestačí proto počítat kolemjdoucí. Sledujte také, odkud budou zákazníci přijíždět, kde parkují, kdy se v okolí pohybují a s kým budete skutečně soupeřit o jejich pozornost.
Před podpisem dlouhodobé nájemní smlouvy si můžete ověřit třeba:
- kolik současných zákazníků by novou lokalitu reálně využilo,
- zda se poptávka v okolí mění podle pracovních dnů a víkendů,
- jaké cenové rozpětí nabízí místní konkurence,
- zda lokalita přivede nové zákazníky, nebo jen rozdělí ty současné mezi dvě pobočky.
Sjednoťte provoz dřív, než budete mít dvě verze stejné firmy
Dokud máte jednu pobočku, drobné improvizace příliš nevadí. Jeden člověk v pondělí objedná materiál, druhý má na starosti sklad, večer majitel kontroluje faktury. Se dvěma místy už podobný systém začne vytvářet rozdíly.
Najednou jedna provozovna objednává dřív, druhá později. Na jedné zaměstnanci poskytují zákazníkům něco, co na druhé nenabízíte. Každé místo vede evidenci trochu jinak. A po několika měsících zjistíte, že sice vlastníte dvě pobočky stejné značky, ale ve skutečnosti řídíte dvě odlišné firmy.
Ještě před otevřením proto sjednoťte alespoň klíčové oblasti:
- objednávání a minimální stav zásob,
- práci s hotovostí a fakturami,
- řešení reklamací a nestandardních situací,
- reporting tržeb, nákladů a personálních problémů,
- pravidla slev a dalších výjimek.
Nemusíte vytvořit stostránkový manuál. Potřebujete ale jasná pravidla pro situace, které se opakují.
Rozhodnutí o expanzi oddělte od nadšení
Nová provozovna je viditelný důkaz růstu, a právě proto se kolem ní snadno vytvoří trochu zkreslený optimismus. Hezké prostory, nový tým, další adresa na webu. Ekonomický smysl však musí fungovat i ve chvíli, kdy prvotní nadšení zmizí.
Při plánování si proto stanovte několik bodů, podle kterých budete po třech, šesti nebo devíti měsících hodnotit, zda se pobočka vyvíjí správným směrem. Neměřte jen tržby. Sledujte například produktivitu zaměstnanců, opakované návštěvy zákazníků, podíl personálních nákladů i to, kolik času nové místo bere vedení firmy.
Stejně střízlivě posuzujte financování. Podnikatelský úvěr může firmě pomoci rozložit počáteční investici, ale sám o sobě nedokáže napravit špatně nastavený provoz nebo příliš optimistický odhad tržeb.
Další pobočku proto otevírejte ve chvíli, kdy už víte nejen to, kde bude stát, ale také kdo ji bude řídit, z čeho bude několik měsíců žít a podle čeho poznáte, že se plán skutečně daří.
